News im Oktober 2026

Was gilt ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle prüfungsrelevante Entgeltunterlagen zentral und digital an einem Ort gespeichert sein. Papierordner, E-Mail-Postfächer und lokale Laufwerke werden bei Betriebsprüfungen nicht mehr akzeptiert. Betroffen sind grundsätzlich alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen. Digital allein reicht nicht: Die Unterlagen müssen maschinell auswertbar, sofort auffindbar und lückenlos nachvollziehbar sein.

Für welche Arbeitgeber gilt die Pflicht?

Die Pflicht zur elektronischen Führung von Endgeltunterlagen gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber. Auch wenn Teile der Lohnabrechnung ausgelagert sind, bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber. Dabei spielt die Unternehmensgröße, Branche oder Anzahl der Beschäftigten keine Rolle. Sobald ein Unternehmen Beschäftigte hat, gilt die Pflicht ab 2027 uneingeschränkt. 

Was ist mit den Befreiungsanträgen?

Arbeitgeber konnten bisher einen Antrag auf Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen stellen. Diese Befreiungsmöglichkeit gilt bis 31. Dezember 2026, danach entfällt sie ausnahmslos. Auch wenn ein Unternehmen heute noch einen Befreiungsantrag stellt, gilt dieser nur noch bis zum 31. Dezember 2026.

Welche Unterlagen sind konkret betroffen?

In § 8 Abs. 2 BVV finden Sie eine vollständige Liste der betroffenen Unterlagen. Diese kommen am häufigsten in der Praxis vor:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltsstatus (Arbeitserlaubnisse, Aufenthaltstitel nach § 19c AufenthG i. V. m. § 15d BeschV)
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
• Immatrikulationsbescheinigungen (z. B. für Werkstudenten)
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (insbesondere bei Minijobs)
• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen
• Bescheide der Krankenkassen zur Feststellung der Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
• A1-Bescheinigungen bei Entsendungen
• Nachweise zur Elterneigenschaft (für die Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung)
• Entscheidungen der Finanzbehörden, dass bestimmte Zahlungen kein Arbeitsentgelt darstellen

Welche technischen Anforderungen gelten?

Zulässig sind grundsätzlich gängige, langfristig lesbare Formate wie:

• PDF (idealerweise PDF/A für die Langzeitarchivierung)
• TIFF
• JPEG / JPG
• PNG
• BMP

Wichtig: Jedes Dokument sollte als separate Datei vorliegen. Sammel-Scans erschweren die Zuordnung.

Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren 

Ab dem 1. Januar 2026 müssen Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, ihre Anträge auf Vorsteuervergütung grundsätzlich digital nachweisen.

Das bedeutet:

• Rechnungen und Einfuhrbelege müssen in der Regel über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) hochgeladen werden.
• Für Belege mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 Euro ist dieser Nachweis verpflichtend.
• Bei Belegen bis einschließlich 250 Euro ist der Nachweis normalerweise nicht erforderlich. Das BZSt kann die Belege im Einzelfall trotzdem anfordern.
• Zusätzlich muss eine detaillierte Aufstellung der geltend gemachten Vorsteuerbeträge eingereicht werden.
• In Ausnahmefällen können die Unterlagen während einer Übergangszeit auch auf einem Speichermedium (z. B. USB-Stick) eingereicht werden.
• Der Nachweis der Unternehmereigenschaft kann zusammen mit dem Antrag eingereicht werden. Das BZSt kann im Einzelfall das Original verlangen.

Die neuen Regelungen gelten für Anträge auf Vorsteuervergütung, die nach dem 31. Dezember 2025 gestellt werden. Sie sollen das Verfahren vereinfachen und stärker an die Regelungen für Unternehmen mit Sitz in der EU anpassen.

Vorsteuerabzug bei Namenänderung eines Unternehmens

Warum Steuerfachangestellte?

Unsere Mitarbeiterin Yuka erzählt von ihrem Weg nach Deutschland und wie sie schließlich zu uns kam.

Was hast du gemacht, bevor du zur nhs* gekommen bist?

Nach dem ich in Japan internationale Beziehungen im Wirtschaftsbereich studiert habe, kam ich für einen Sprachurlaub nach Deutschland, denn meine zweite Fremdsprache im Studium war Deutsch. Dann hab ich hier meinen Mann kennengelernt. Nach der Geburt unseres ersten Kindes wollten wir eigentlich nur ein Jahr zurück nach Japan. Aus einem Jahr wurden dann 13 Jahre. 2011 ging es schließlich zurück nach Deutschland. Ich habe erst einmal im Integrationskurs meine Deutschkenntnisse von B2 auf C1 weiter verbessert, da ich anfangen wollte in Deutschland zu arbeiten. Dann habe ich mich bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend gemeldet und da ich so lange beruflich pausiert hatte, wurde mir vorgeschlagen eine Umschulung zu machen. Die Agentur hatte einen riesigen Katalog mit vielen verschiedenen Ausbildungswegen im Angebot und ich konnte mich erstmal gar nicht entscheiden. Ich war kurz davor, Floristin zu werden, aber dann hab ich mich doch für die Ausbildung zur Steuerfachangestellten entschieden.

Das sind schon ziemlich unterschiedliche Berufe. Wie kam es dazu?

Das kam so: Ich hatte erst Interesse an etwas Handwerklichem aber dann kam mir die Idee, etwas zu machen, was mich auch im Privatleben weiterbringt. Ich wollte Beamtendeutsch, Steuererklärungen und das System hinter der Rentenversicherung verstehen, denn in Japan läuft das natürlich alles ganz anders als in Deutschland. Die Umschulung zur Steuerfachangestellten war dann ein zwei Jahre langes Programm mit einem Jahr Theorie und einem Jahr Praktikum. Für mein Praktikum wollte ich mir eine Stelle suchen, bei der ich auch etwas mit Japan zu tun haben konnte. Und so kam ich dann über einen Bekannten schlussendlich zur nhs*. Als ich 2018 gestartet habe, waren wir noch unter zehn Mitarbeitern.