News im September 2026

E-Rechnung, mobiles Arbeiten im Ausland und Betrugsmaschen rund um den Jahresabschluss: Unser Juni-Newsletter informiert über wichtige steuerliche Änderungen und aktuelle Risiken für Unternehmen. Im Abschnitt nhs* inside erzählt unsere Mitarbeiterin Anna-Katharina davon, wie sie mit der nhs* aufgewachsen ist.

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Was bedeutet BVV-Pflicht? Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027

Was gilt ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle prüfungsrelevante Entgeltunterlagen zentral und digital an einem Ort gespeichert sein. Papierordner, E-Mail-Postfächer und lokale Laufwerke werden bei Betriebsprüfungen nicht mehr akzeptiert. Betroffen sind grundsätzlich alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen. Digital allein reicht nicht: Die Unterlagen müssen maschinell auswertbar, sofort auffindbar und lückenlos nachvollziehbar sein.


Für welche Arbeitgeber gilt die Pflicht?

Die Pflicht zur elektronischen Führung von Endgeltunterlagen gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber. Auch wenn Teile der Lohnabrechnung ausgelagert sind, bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber. Dabei spielt die Unternehmensgröße, Branche oder Anzahl der Beschäftigten keine Rolle. Sobald ein Unternehmen Beschäftigte hat, gilt die Pflicht ab 2027 uneingeschränkt. 


Was ist mit den Befreiungsanträgen?

Arbeitgeber konnten bisher einen Antrag auf Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen stellen. Diese Befreiungsmöglichkeit gilt bis 31. Dezember 2026, danach entfällt sie ausnahmslos. Auch wenn ein Unternehmen heute noch einen Befreiungsantrag stellt, gilt dieser nur noch bis zum 31. Dezember 2026.


Was bedeutet die Änderung in der Praxis?

Anforderung Bisher (Mischlösung) Ab 2027
Ablageort Verteilt auf Papierordner, E-Mail-Postfächer und lokale Laufwerke. Alle Unterlagen müssen zentral und digital an einem Ort gespeichert werden.
Auffindbarkeit Dokumente existieren, müssen im Prüfungsfall aber oft gesucht werden.für Ausstellung (alle Umsätze); PDF weiter möglich mit Zustimmung Dokumente müssen sofort auffindbar sein und direkt bereitgestellt werden.
Datenqualität Dokumente liegen mehrfach oder in unterschiedlichen Versionen vor. Jedes Dokument muss eindeutig, aktuell und einer Person sowie einem Zeitraum zugeordnet werden.
Prüfungsform Einsichtnahme vor Ort, häufig mit Papierunterlagen. Digitale Prüfung (euBP) mit Datenübermittlung und automatischer Auswertung nimmt zu.

Welche Unterlagen sind konkret betroffen?

In § 8 Abs. 2 BVV finden Sie eine vollständige Liste der betroffenen Unterlagen. Diese kommen am häufigsten in der Praxis vor:

  • Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltsstatus (Arbeitserlaubnisse, Aufenthaltstitel nach § 19c AufenthG i. V. m. § 15d BeschV)
  • Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
  • Immatrikulationsbescheinigungen (z. B. für Werkstudenten)
  • Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (insbesondere bei Minijobs)
  • Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Bescheide der Krankenkassen zur Feststellung der Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
  • A1-Bescheinigungen bei Entsendungen
  • Nachweise zur Elterneigenschaft (für die Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung)
  • Entscheidungen der Finanzbehörden, dass bestimmte Zahlungen kein Arbeitsentgelt darstellen

 

Welche technischen Anforderungen gelten?

 Zulässig sind grundsätzlich gängige, langfristig lesbare Formate wie:

  • PDF (idealerweise PDF/A für die Langzeitarchivierung)
  • TIFF
  • JPEG / JPG
  • PNG
  • BMP



Wichtig: Jedes Dokument sollte als separate Datei vorliegen. Sammel-Scans erschweren die Zuordnung.


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Steuerliche Konsequenzen von mobilem Arbeiten im Ausland

Wer in Deutschland wohnt, ist grundsätzlich mit seinem gesamten Einkommen in Deutschland steuerpflichtig. Arbeitet jemand jedoch längere Zeit aus dem Ausland, können zusätzliche steuerliche Pflichten entstehen.

Für gelegentliche Arbeit während einer Urlaubsreise gibt es meist keine größeren Probleme.

Bei längeren oder regelmäßigen Auslandsaufenthalten sollte jedoch vorher geklärt werden:

  • Wie lange im Ausland gearbeitet werden darf
  • In welchem Land Steuern fällig werden
  • Ob der Arbeitgeber dort Lohnsteuer abführen muss


Umgekehrt können auch Mitarbeitende, die normalerweise im Ausland arbeiten, bei längeren Einsätzen in Deutschland steuer- oder sozialversicherungspflichtig werden. Daher sollten solche Einsätze frühzeitig geprüft und geplant werden.


Beispiel: Eine Mitarbeiterin eines deutschen Unternehmens zieht dauerhaft nach Spanien und arbeitet an 220 Tagen im Jahr von dort aus. Sie reist für einzelne Besprechungen nur insgesamt 20 Tage nach Deutschland. Da sie den überwiegenden Teil ihrer Arbeit in Spanien ausübt, ist ihr Arbeitslohn grundsätzlich in Spanien zu versteuern. Deutschland darf nur den Teil des Gehalts besteuern, der auf die Arbeitstage in Deutschland entfällt. Der Arbeitgeber muss daher die Arbeitstage genau dokumentieren und gegebenenfalls spanische Lohnsteuerpflichten erfüllen.

Die Regeln beim Vorsteuerabzug

Für Unternehmen gilt grundsätzlich:

  • Wird ein Gegenstand nur geschäftlich genutzt, kann die gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) zurückgeholt werden.
  • Wird er nur privat genutzt, gibt es keinen Vorsteuerabzug.


Ändert sich die Nutzung später:

  • Mehr private Nutzung → die private Nutzung muss versteuert werden.
  • Mehr geschäftliche Nutzung → ein ursprünglich verlorener Vorsteuerabzug kann nicht nachträglich zurückgeholt werden.


Wird ein Gegenstand sowohl privat als auch geschäftlich genutzt, darf das Unternehmen selbst entscheiden, wie es ihn steuerlich zuordnet. Auch hier gilt:

  • Mehr private Nutzung → zusätzliche Besteuerung.
  • Mehr geschäftliche Nutzung → keine nachträgliche Steuererstattung.


Neu ist vor allem die Regel für Organisationen mit einem nichtwirtschaftlichen Bereich, z. B. Vereine: Kauft ein solches Unternehmen einen Gegenstand, konnte bisher die gesamte Vorsteuer geltend gemacht werden, und die nichtunternehmerische Nutzung wurde später schrittweise „versteuert".

Das ändert sich nun grundlegend, denn in diesem Fall ist ein Vorsteuerabzug von vornherein ausgeschlossen bzw. ist nachträglich nur zu berichtigen, wenn sich der Nutzungsumfang ändert.

Das Problem der Doppelbesteuerung

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb wird eine Ware aus einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen geliefert. In Deutschland muss dieser Kauf meist versteuert werden, wenn der Käufer Unternehmer ist. Für bestimmte Gruppen (z. B. Kleinunternehmer) gibt es eine Grenze von 12.500 Euro pro Jahr. Wird sie überschritten, wird der Einkauf auch für sie steuerpflichtig.


Problem: Wenn nicht erkannt wird, dass die Ware an einen Unternehmer geliefert wird, kann es zu einer Doppelbesteuerung kommen:

  • einmal im Herkunftsland (ausländische Umsatzsteuer)
  • und nochmal in Deutschland

Das passiert oft, wenn keine gültige deutsche Umsatzsteuer-ID (DE-USt-IdNr.) angegeben wird.


So geht es richtig:

  • Immer die eigene USt-IdNr. beim Kauf angeben
  • Dann wird ohne ausländische Steuer geliefert (Netto-Rechnung)
  • Die Steuer wird in Deutschland abgeführt, oft mit Vorsteuerabzug


Wichtig:

  • USt-IdNr. rechtzeitig beantragen und hinterlegen
  • Rechnungen sofort prüfen und ggf. Korrektur verlangen
  • Die USt-IdNr. muss schon beim Kauf gültig sein



Geschenke- und Warenversand ins Ausland

Wer Waren kostenlos (z. B. als Geschenk oder Gewinn) an Personen in anderen EU-Ländern verschickt, muss grundsätzlich deutsche Umsatzsteuer berechnen. Eine Steuerbefreiung wie bei normalen Verkäufen ins EU-Ausland ist nicht möglich. Der Grund: Der Empfänger zahlt im Zielland keine Erwerbssteuer, sodass die Ware sonst unversteuert bleiben würde.


Ausnahmen gelten nur für Warenmuster, Produktproben oder Geschenke bis 50 Euro netto pro Empfänger und Jahr. Diese gelten als nicht steuerbar und lösen keine Umsatzsteuer aus.


Die Regelung gilt sofort und auch für bereits laufende Steuerprüfungen. Entscheidend ist, ob das Eigentum an der Ware auf den Empfänger übergeht. Ist das der Fall, liegt eine steuerpflichtige unentgeltliche Lieferung vor. Wird die Ware zwar ins EU-Ausland gebracht, bleibt aber im Eigentum des Unternehmens, kann stattdessen ein sogenanntes „innergemeinschaftliches Verbringen“ vorliegen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist dies in Deutschland steuerfrei, muss aber im Zielland versteuert werden.

Wichtig: Geschenke, Muster und Warenbewegungen sollten sauber dokumentiert werden, damit bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt alles nachvollziehbar ist.

Jahresabschlüsse von Unternehmen: Vorsicht bei Zahlungsaufforderungen

Das Bundeszentralamt für Steuern und das Bundesamt für Justiz warnen immer wieder vor betrügerischen E-Mails mit Zahlungsaufforderungen. Unternehmen hätten angeblich ihre Jahresabschlüsse nicht veröffentlicht und sollten jetzt an die angegebene Bankverbindung überweisen. Das sind die Tatsachen:

Richtig Falsch
Es gibt ein Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das Bundeszentralamt für Steuern ist für die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen zuständig.
Für Ordnungsgelder wegen fehlender oder verspäteter Offenlegung ist das Bundesamt für Justiz zuständig. E-Mails des „Bundeszentralamts für Steuern“ mit Zahlungsaufforderungen wegen nicht veröffentlichter Jahresabschlüsse sind echt.
Kapitalgesellschaften (z. B. GmbHs) und bestimmte Personengesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG) müssen ihre Jahresabschlüsse veröffentlichen oder hinterlegen. Unternehmen müssen aufgrund einer überraschenden E-Mail sofort Geld überweisen, um ein Bußgeld zu vermeiden
Richtig Falsch
Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht können Ordnungsgelder zwischen 2.500 und 25.000 Euro festgesetzt werden. Offizielle Schreiben des Bundesamts für Justiz erfolgen im Rahmen eines geregelten Verfahrens. Das „Bundesamt der Justiz“ (falsche Behördenbezeichnung) verschickt Bußgeldforderungen per dubioser E-Mail mit unbekannter Bankverbindung und Anhängen.
Im Zweifel sollte die Rechnung oder Zahlungsaufforderung mit dem Steuerberater oder Rechnungslegungsexperten geprüft werden Hoher Zeitdruck in einer E-Mail ist ein Zeichen dafür, dass die Forderung echt ist.

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Zehn Jahre bei der nhs*

Teamassistentin Anna-Katharina Lansmich erzählt davon, wie sie mit der nhs* aufgewachsen ist.


Wie bist du zur NHS gekommen?

Das ist eine lange Geschichte. Meine Mutter arbeitet schon seit der Gründung bei der nhs* und kam dabei sehr früh auf die Idee, dass die nhs* eine Aushilfe gebrauchen könnte. Damals war ich 14 Jahre alt und habe als Schüler-Aushilfe mit zwei Stunden pro Woche angefangen. Ich hatte ein lustiges Einstellungsgespräch: Ich musste dabei Fachliteratur einsortieren. Wilhelm (Partner bei der nhs*) hat mir erklärt, was meine Aufgabe ist und dann musste ich direkt loslegen.

 

Zu meinen Aufgaben als Aushilfe gehörten also Fachliteratur einsortieren, aber auch Belege einscannen, Ordner erstellen und so kleine organisatorische Sachen. Damals waren wir nicht so digital wie heute. Als ich dann keine Schule mehr hatte und nur noch fürs Abitur lernen musste, habe ich meine Stunden im Büro auf halbtags erhöht. Dann habe ich verschiedene Praktika in anderen Bereichen absolviert, aber auch ein sechs Wochen Praktikum bei der nhs* in Vollzeit, wo ich vor allem einen tieferen Blick in die Finanzbuchhaltung bekommen hab. Schließlich habe ein Jahr lang Teilzeit hier gearbeitet, bevor ich meine Ausbildung als Tiermedizinische Fachangestellte angefangen habe. Doch auch in der Ausbildung habe ich weiter bei der nhs* gearbeitet, dann wieder auf zwei Stunden Basis. Seitdem ich mit der Ausbildung fertig bin, arbeite ich wieder in Teilzeit bei der nhs* und kümmere mich um verschiedenste interne Bereiche.

 

Warum hast du dich dazu entschieden zwei Tage die Woche wieder bei der nhs* zu arbeiten?

Ich liebe meinen Job als Tiermedizinische Fachangestellte, habe aber sehr gerne Abwechslung in meinem Leben und die zwei Jobs sind einfach komplette Gegensätze. Außerdem macht es mir super viel Spaß hier zu arbeiten und die nhs* gehört für mich einfach zum Leben dazu. Die Flexibilität in einem Bürojob ist natürlich auch ein großer Vorteil, während man als TFA an Öffnungszeiten gebunden ist.

 

Wie würdest du das Team der nhs* beschreiben?

Sehr herzlich. Wir sind ein Team auf Augenhöhe, in dem man Fehler oder Vorschläge ansprechen kann. Man muss auch keine Angst davor haben, Fehler zu machen, denn Fehler sind menschlich und wir kümmern uns gemeinsam darum, wie der Fehler behoben werden kann. Man ist auch nie wirklich alleine und kann sich auf die anderen verlassen. 

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Was ist deine Lieblingsgeschichte/Anekdote aus 10 Jahren nhs?

Meine Lieblingsgeschichte ist wohl ein Missverständnis zwischen meiner Mutter und Takeshi (Partner bei der nhs*). Wir hatten eine gefälschte Rechnung erhalten, und Takeshi legte meiner Mutter die Rechnung mit der handgeschriebenen Notiz  "f r a u d u l e n t" auf den Schreibtisch. Meine Mutter fragte dann: "Wer ist denn Frau Dulent?" Die Frau Dulent haben wir dann sogar auf unserer ersten Weihnachtsfeier als Teamname verewigt.

 

Was darf in deinem Arbeitsalltag nie fehlen?

Irgendwas auf den Ohren. Ich brauche immer Dauerbeschallung zur Konzentration und höre eigentlich immer Musik oder Hörbücher, die ich schon tausend Mal gehört habe.


Wie hilft dir deine Arbeit bei der NHS bei deiner Arbeit in der Tierarztpraxis und umgekehrt?

In der Praxis hat mir geholfen, dass ich schon seit ich 14 Jahre alt bin gearbeitet habe. Dadurch war ich daran gewöhnt, Arbeitsanweisungen als solche zu verstehen und konnte die viel schneller annehmen. Ich denke, dass ist deutlich schwieriger, wenn man direkt aus der Schule kommt und vorher noch nicht gearbeitet hat.


Außerdem hilft mir Insiderwissen aus der Steuerberatung weiter. Ich bin natürlich keine Steuerberaterin, aber durch den Büroalltag wusste ich einfach schon von ganz praktischen Dingen, die ich als Denkanstöße in der Praxis nutzen konnte. Wir haben in der Praxis zum Beispiel für den Kassenschnitt auf einem EC-Beleg die Zahlen mit Textmarker markiert. Da wusste ich aber vom Belege einscannen bei der nhs*: Das ist Thermopapier, die Zahlen kann man in zwei Wochen nicht mehr lesen. Also die Lösung: Textmarkerstrich einfach unter die Zahlen setzen. Umgekehrt hat mir die Arbeit in der Praxis geholfen, die Ruhe und die Flexibilität im Büro wirklich zu schätzen zu wissen.


Was ist dein Lieblingsurlaubziel von deinen bisherigen Reisen? Und wo möchtest du unbedingt einmal hin?

Meine unvergesslichste Reise bisher war Namibia. Da war ich als Volontärin in einem Tierpark und habe die Tiere versorgt. Das ist schon eine Erfahrung, die man nie wieder vergisst, wenn man plötzlich mit einem Stück Fleisch in der Hand einem Löwen gegenüber steht. In der Zukunft möchte ich unbedingt einmal Wale in freier Wildbahn sehen. Orkas faszinieren mich besonders, schon seit ich klein bin. Ich habe gehört, dass man in Norwegen sehr gut Wale beobachten kann und sogar mit Orkas schwimmen oder schnorcheln gehen kann.

Die nhs* live

Unser Management-Letter

Zehn Jahre gibt es uns schon! Das musste natürlich gebührend gefeiert werden. Unser zweitägiges Programm startete dabei in Düsseldorf in der cokon Event-Location mit einem sehr aufschlussreichen Workshop-Tag, dessen Themen das gesamte Team bestimmen konnte. Gemeinsam haben wir uns wichtige Themen in unserem Arbeitsalltag angenommen. Einen langwierigen Rückblick in die letzten Jahre haben wir uns gespart,  denn bei diesem Jubiläum war unser Motto: Nach vorne blicken! Alle Teammitglieder waren dabei offen für Veränderung und bereit diese gemeinsam auf den Weg zu bringen. Am Samstag haben wir unseren Workshop in Essen am Baldeney See erfolgreich abgerundet, bevor der sportliche Teil des Programms losging. Wann hat man schonmal die Gelegenheit, gemeinsam Bogenschießen zu üben? Anschließend durfte bei den sommerlichen Temperaturen eine Abkühlung im See natürlich auch nicht fehlen.